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Requisito: haber completado la configuración inicial (dominio verificado). Sin ella el CRM no se puede usar.

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Qué es cada cosa

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Etapa de vida de un contacto

lead → qualified (calificado) → customer (cliente) → lost (perdido). Cambiarla no duplica ni mueve datos: es el mismo contacto.

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El embudo que ya trae tu empresa

Al crear tu cuenta recibes un embudo llamado Ventas con estas etapas:
  • Un deal nuevo empieza en la primera etapa del embudo.
  • Al moverlo a una etapa Ganada o Perdida el deal se cierra. Si lo devuelves a una etapa abierta, se reabre.
  • Cada movimiento queda guardado con quién lo hizo y cuándo; ese historial no se puede modificar.
  • Un deal solo puede moverse a etapas de su propio embudo.

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Personalizar el embudo

Dueños y gerentes pueden crear otros embudos (por ejemplo “Soporte” o “Renovaciones”), renombrarlos, y agregar, reordenar o quitar etapas.
No se puede eliminar una etapa que tiene o tuvo deals, porque se perdería su historial. Mueve los deals a otra etapa y conserva la etapa antigua, o cámbiale el nombre.

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Quién ve y modifica qué

Cada contacto, empresa y deal tiene un responsable. Por defecto, quien lo crea es el responsable. Lo que cada persona ve depende de su rol:
  • Un supervisor sin equipo asignado solo ve lo suyo.
  • Los registros ajenos no aparecen: si alguien intenta abrir uno por su dirección, el sistema responde que no existe.
  • Solo puedes asignar un registro a personas que estén dentro de tu alcance: un vendedor solo a sí mismo; un supervisor a su equipo; dueño y gerente a cualquiera.
  • Al vincular un deal con un contacto o una empresa, solo puedes elegir los que tú mismo puedes ver.
  • Eliminar contactos, empresas y deals lo pueden hacer dueños y gerentes. Si necesitas que otro rol lo haga, el dueño puede ajustar los permisos.

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Evitar duplicados

Clientix no deja crear dos registros iguales dentro de tu empresa: Si intentas crear uno repetido verás el aviso “Ya existe…”. Busca el registro existente y actualízalo en lugar de crear otro. Otra empresa de Clientix puede tener el mismo correo o dominio: tus datos nunca se mezclan con los de nadie más.

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Formato del teléfono

Escribe el número con el código de país, por ejemplo +57 300 123 4567 (Colombia) o +52 55 1234 5678 (México). Los espacios, guiones y paréntesis se limpian solos. Un número sin código de país se rechaza, porque no se puede saber a qué país pertenece.

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Montos y fechas de un deal

  • Monto: un número sin signo, con hasta dos decimales.
  • Moneda: código de 3 letras (USD, COP, MXN, BRL…). Si no indicas una, se usa USD.
  • Fecha estimada de cierre: formato AAAA-MM-DD.

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Qué pasa si borras algo

  • Al borrar una empresa, sus contactos y deals se conservan, solo quedan sin empresa.
  • Al borrar un contacto, sus deals se conservan sin contacto.
  • Todo cambio (crear, editar, mover, eliminar) queda en la bitácora de la empresa.